Teori Sistem Bab 1 ( Pendekatan Sistem )

BAB 1

Pendekatan Sistem

  1. Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem adalah upaya untuk melakukan pemecahan masalah yang dilakukan dengan melihat masalah yang ada secara menyeluruh dan melakukan analisis secara sistem. Pendekatan sistem bersifat integratif yang berlandaskan cara berpikir logis dan sistematis dalam memecahkan suatu masalah. Pendekatan sistem dapat dihubungkan dengan analisis kondisi fisik (misalnya, sistem tata surya dan rakitan mesin), analisis biotis (misalnya, jaring-jaring ekologis dan koordinasi tubuh manusia), dan analisis gejala sosial (misalnya, kehidupan ekonimis, gejala pendidikan, dan pola nilai hidup). Pada dasarnya perencanaan kerja menggunakan cara berpikir sistem atau (pendekatan sistem) yang melihat pekerjaan sebagai salah satu sub sistem dari sistem organisasi secara keseluruhan.

Salah satu bentuk penerapan konsep pendekatan sistem dalam perencanaan pekerjaan dalam suatu organisasi adalah melalui perencanaan jaringan kerja. Perencanaan jaringan kerja ini berguna bagi para pemimpin untuk mengarahkan dan menetapkan tanggung jawab masing-masing bidang fungsional. Seperti dalam suatu organisasi yang di dalamnya terdapat jaringan kerja yang menghubungkan antara departemen satu dengan departemen lainnya yang saling bekerjasama untuk melakukan tugas-tugas dalam organisasi agar antar departemen dapat berjalan selaras sehingga tujuan dari organisasi dapat tercapai.

  1. Usaha-usaha dalam pendekatan sistem contohnya seperti berikut :
  2. Usaha Persiapan merupakan usaha mempersiapkan pimpinan dalam suatu kegiatan / organisasi untuk memecahkan masalah sama halnya dengan menyediakan orientasi sistem. Memandang organisasi sebagai suatu sistem serta mengenali sistem lingkungan dengan menempatkan organisasi sebagai suatu sistem dalam lingkungannya.
  3. Usaha Definisi merupakan usaha mengidentifikasi masalah ada atau akan ada. Pemahaman masalah dengan mempelajari masalah tersebut untuk mencari solusi dari masalah tersebut. Mempelajari posisi sistem dihubungkan dengan lingkungan, menganalisis sistem menurut subsistem-subsistem. Pada saat mempelajari tiap tingkat sistem, elemen-elemen sistem dianalisis secara berurutan.
  4. Usaha Solusi merupakan usaha pimpinan dalam mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Menemukan solusi dengan mengambil satu alternative dan mempertimbangkan kerugian dan keuntungan dari setiap alternative. Pimpinan harus memastikan solusi yang ditemukan mencapai kinerja yang direncanakan.
  5. Manfaat Pendekatan Sistem
  6. Perencanaan pekerjaan lebih terkonsep.
  7. Meminimalisir masalah yang ada dalam sistem tersebut.
  8. Membantu dalam mencari solusi serta alternative dari setiap permasalahan yang timbul.
  9. Arah dan tujuan dari pekerjaan dapat direncanakan dengan jelas.
  10. Menuntut para pekerja untuk berpikir sistematis, dan sebagainya.

 

  1. Jaringan Kerja

Jaringan kerja adalah suatu sistem kontrol proyek dengan cara menguraikan pekerjaan menjadi komponen-komponen yang dinamakan kegiatan (activity). Selanjutnya kegiatan ini disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga memungkinkan proyek dapat dilaksanakan dan diselesaikan dengan ekonomis, dalam waktu yang sesingkat mungkin dengan jumlah tenaga kerja yang minimum.

Penggunaan jaringan kerja terutama adalah untuk kegiatan proyek yang memerlukan jaringan kerja dan analisis jaringan kerja yang terperinci. Penggunaanya sebagai berikut:

  • Proyek-proyek kompleks dengan multi kegiatan yang saling bergantung.
  • Proyek besar yang banyak melibatkan orang, serta menggunakan sarana dan prasarana, waktu dan dana dalam jumlah yang sangat besar pula.
  • Proyek yang memerlukan kerjasama antar departemen atau antar pejabat.
  • Proyek yang memerlukan informasi secara berkelanjutan.
  • Proyek-proyek yang harus diselesaikan dalam waktu yang tepat dan biaya yang terbatas.
  1. Kegunaan dan Keuntungan Jaringan Kerja

Jaringan kerja mempunyai kegunaan sebagai berikut:

  • Menyusun urutan kegiatan proyek;
  • Membuat perkiraan jadwal proyek;
  • Meminimalisasi kemungkinan ketidaktetapan penggunaan sumber daya.

Terdapat beberapa keuntungan dari adanya jaringan kerja yaitu sebagai berikut:

  • Merencanakan suatu proyek secara lebih detail, karena keharusan menggambarkan logika ketergantungan dari setiap kegiatan dalam jaringan kerja.
  • Pengaturan waktu, usaha dan perhatian tertentu secara intensif.
  • Perencanaan jaringan kerja sangat membantu dalam komunikasi.
  • Dengan perencanaan jaringan kerja sangat besar kemungkinan pelaksanaan proyek secara lebih ekonomis dan dapat mendayagunakan berbagai sumber yang dibutuhkan.

     2. Langkah-langkah Dalam Menyusun Jaringan Kerja

Ada beberapa tahapan yang diperlukan dalam penyusunan perencanaan jaringan kerja, tahapan tersebut diantaranya: Pertama, Inventarisasi kegiatan-kegiatan dalam suatu proyek. Kedua, Perhatikan saling ketergantungan atau logika ketergantungan antara kegiatan yang satu dengan yang lainnya. Dengan mengetahui langkah ini dan menggunakan lambang / simbol tertentu dari kegiatan dan peristiwa atau kejadian maka dapat disusun jaringan kerja. Ketiga, Penunjukkan unsur waktu dapat ditentukan baik berdasarkan pengalaman teori serta perhitungan tertentu, baik menyangkut kapan kegiatan dimulai maupun kegiatan tersebut berakhir serta lamanya kegiatan tersebut berlangsung. Bentuk jaringan kerja yang menggunakan pendekatan sistem adalah PERT ( Program Evaluation and Review Technique ).

     3.  Tujuan dan Aturan Menggambar Jaringan Kerja

Adapun tujuan jaringan kerja adalah:

  • Untuk mengkoordinir semua unsur ( elemen ) proyek kedalam suatu rencana utama dengan menciptakan suatu model kerja untuk melengkapi proyek sehingga diperoleh data sebagai berikut:
  1. waktu terbaik untuk pelaksanaan kegiatan
  2. pengurangan / penekanan ongkos atau biaya
  3. pengurangan resiko.
  • Mempelajari alternative-alternative yang terdapat didalam dan diluar proyek.
  • Untuk mendapatkan atau mengembangkan skedul yang optimum.
  • Penggunaan sumber-sumber secara efektif dan efisien.
  • Alat komunikasi antar pimpinan
  • Pengawasan pembangunan proyek.
  • Memudahkan revisi atau perbaikan terhadap penyimpangan yang terjadi.

 

Beberapa aturan yang dapat dijadikan pegangan dalam menggambar jaringan kerja:

  • Buatlah anak panah dengan garis penuh dari kiri ke kanan dan garis putus-putus untuk dummy. Dummy adalah anak panah yang hanya menjelaskan hubungan ketergantungan antara dua kegiatan, tidak memerlukan sumber daya dan tidak membutuhkan waktu;
  • Dalam menggambar anak panah usahakan adanya bagian yang mendatar untuk tempat keterangan kegiatan dan kurun waktu;
  • Keterangan kegiatan ditulis di atas anak panah, sedangkan kurun waktu dibawahnya;
  • Hindarkan sejauh mungkin garis yang saling menyilang;
  • Kecuali untuk hal khusus, panjang anak panah tidak ada kaitannya dengan lamanya kurun waktu;
  • Peristiwa / kegiatan dilukiskan sebagai lingkaran, dengan nomor yang bersangkutan jika mungkin berada di dalamnya;
  • Nomor peristiwa sebelah kanan lebih besar dari sebelah kiri

 

  1. PERT ( Programme Evaluation and Review Technique )

 

PERT adalah singkatan dari Programme Evaluation and Review Technique ( teknik pengevaluasian dan peninjauan kembali ). PERT secara fundamental merupakan representasi diagramatik sebagaimana suatu alat grafik bagi manajemen. PERT juga merupakan suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasikan bagian-bagian pekerjaan yang ada di dalam suatu proyek. PERT digunakan untuk menghadapi situasi dengan kadar ketidakpastian ( uncertainty ) yang tinggi pada aspek kurun waktu kegiatan. Adapun alat manajemen proyek yang lain yaitu CPM ( Critical Path Method ), fungsi dari CPM sama halnya dengan PERT sebagai alat teknik dalam penyusunan jaringan kerja. Perbedaan mendasar antara PERT dengan CPM ialah PERT lebih memfokuskan pada pekerjaannya dan dilakukan sebelum kegiatan dilakukan, sedangkan CPM memfokuskan pada aktivitas atau kegiatannya dan dilakukan setelah kegiatan.

Metode PERT adalah salah satu metode pengelolaan yang merupakan alat bagi seorang pimpinan untuk dapat menghasilkan suatu perencanaan yang baik dan lengkap, serta berfungsi dalam melakukan pengawasan. Dengan PERT kita dapat mengetahui semua unsur yang tertuju kepada pemecahan masalah serta kemungkinan mengambil kebijakan secara lebih cepat dan tepat untuk pencapaian tujuan suatu kegiatan proyek.

  1. Komponen-komponen Dalam PERT

Berikut merupakan komponen-komponen dalam jaringan PERT, yaitu:

  1. Peristiwa (event) adalah tonggak (phisik atau mental) pelaksanaan kegiatan tertentu dalam rencana program, yang menandai mulai dan berakhirnya suatu kegiatan. Peristiwa tidak mengkonsumsi waktu ataupun sumber daya, dan biasanya ditunjukkan dengan tanda lingkaran.
  2. Kegiatan (activity) adalah suatu unsur yang merupakan bagian dari keseluruhan pekerjaan yang harus dilaksanakan. Kegiatan memerlukan waktu dan sumber daya, dan ditunjukan dengan tanda panah.
  3. Waktu kegiatan (activity time), dibagi dalam tiga estimasi waktu penyelesaian kegiatan:
  • waktu optimis ( To ), waktu kegiatan bila semua berjalan baik tanpa hambatan atau penundaan-penundaan;
  • waktu realistic ( Te ), waktu yang mestinya terjadi bila suatu kegiatan dalam keadaan normal ( ada penundaan ditolerir );
  • waktu pesimis ( Tp ), waktu kegiatan bila terjadi hambatan atau penundaan melebihi dari seharusnya.

       2. Kegunaan PERT

Kegunaan PERT secara terinci adalah sebagai berikut:

  1. Dengan adanya hubungan ketergantungan yang logis dari masing-masing kegiatan jaringan kerja, maka para manajer, administrator haruslah mengadakan perencanaan terinci sebelum suatu proyek dilaksanakan.
  2. Dengan adanya peristiwa atau event yang menunjukkan selesainya suatu kegiatan yang diakibatkan oleh satu atau lebih kegiatan, kita dapat mengetahui jauh sebelumnya hambatan-hambatan yang terjadi, sehingga dapat mencari beberapa alternative tindakan pencegahan.
  3. Pada jaringan kerja dapat digambarkan dengan jelas kegiatan-kegiatan yang mempunyai waktu pelaksanaan kritis dan kegiatan-kegiatan yang tidak kritis, sehingga kita dapat menyiapkan langkah-langkah apa yang harus ditempuh.
  4. Gambaran suatu jaringan kerja memberikan bantuan yang sangat penting dalam komunikasi.
  5. Jaringan kerja memberikan kesempatan untuk memilih pelaksanaan kegiatan lebih ekonomis dari segi pembiayaan, kepastian menggunakan sumber-sumber dan sebagainya.

      3. Sejarah PERT

Latar belakang PERT dimulai ketika berselangnya Gantt ( Bar ) dan Milestone Charts berkembang dan di terapkan sebagai sistem dalam manajemen, maka pada tahun 1956, Dupont mencoba melakukan penyelidikan akan kegunaan komputer dalam usaha penyempurnaan, perencanaan, penjadwalan, dan pelaporan perkembangan perusahaan permesinan. Kemudian pada tahun 1957 , angkatan laut, AS mempunyai proyek khusus yaitu pengembangan proyek “ Polaris “ . proyek Polaris adalah sistem persenjataan yang sangat rumit yang melibatkan ratusan kontraktor dan ribuan sub kontraktor yang harus melakukan koordinasi yang baik.

            PERT dikembangkan dalam tahun 1950-an oleh Angkatan Laut Amerika  Serikat dengan bantuan perusahaan konsultan manajemen Booz, Allen & Hamilton. PERT merupakan metoda analisis yang di rancang untuk melakukan scheduling dan pengawasan proyek-proyek yang bersifat kompleks dan yang memerlukan kegiatan-kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu adalah pertimbangan utama dalam penggunaan jaringan atau aliran rencana PERT. Aliran kerja ini terdiri dalalm penggunaan jaringan atau aliran rencana PERT, aliran kerja ini terdiri dari serangkaian peristiwa dari kegiatan yang saling berhubungan.

4. Langkah-langkah Dalam Menggambarkan PERT

  1. Pikirkan dan tuliskan semua peristiwa yang ada dan akan terjadi. Peristiwa-peristiwa yang tidak begitu penting dapat dihilangkan. Sesudah itu satukan peristiwa yang secara logis dapat digabungkan. Peristiwa yang terlalu besar dapat dipisahkan menjadi peristiwa-peristiwa yang kecil. Hal ini harus dilakukan secara logis.
  2. Tempatkan peristiwa-peristiwa tersebut dalam suatu urutan yang logis, kemudian beri nomor secara berurutan menurut waktu terjadinya.
  3. Buatlah daftar peristiwa tersebut secara serial, mulai dengan peristiwa akhir dan berahkir pada peristiwa awal (1) yang merupakan permulaan proyek.
  4. Tunjukkan peristiwa yang mendahului setiap peristiwa dan letakkan dalam suatu daftar.

 

 

 

 

 

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s