Teori Sistem Bab 2 ( Pendekatan Sistem Pada Masa yang Akan Datang )

BAB 2

Pendekatan Sistem Pada Masa yang Akan Datang

 

Pendekatan Sistem

Pendekatan Sistem adalah upaya untuk melakukan pemecahan masalah yang dilakukan dengan melihat masalah yang ada secara menyeluruh dan melakukan analisis secara sistem.

Penerapan pendekatan sistem :

  • Pendekatan sistem menekankan pada kriteria yang akan meningkatkan kelangsungan organisasi dalam waktu yang lama.
  • Kemampuan organisasi dalam memperoleh sumber-sumber.
  • Memelihara interaksi di dalam dan dengan lingkungan di luar organisasi.
  • Relasi dengan lingkungan yang menjamin secara terus menerus perolehan masukan dan keluaran yang dapat diterima dengan baik.
  • Efisiensi dalam transformasi masukan menjadi keluaran (jumlah klien yang dilayani, investasi modal dalam teknologi pelayanan, perubahan dalam jumlah klien yang dilayani).
  • Komunikasi yang transparan.
  • Tingkat konflik antar kelompok.
  • Tingkat kepuasan pegawai.

Keuntungan yang diperoleh apabila pendekatan sistem ini dilaksanakan antara lain :

  • Jenis dan jumlah masukan dapat diatur dan disesuaikan dengan kebutuhan sehingga penghamburan sumber, tata cara dan kesanggupan yang sifatnya terbatas akan dapat dihindari.
  • Proses yang dilaksanakan dapat diarahkan untuk mencapai keluaran sehingga dapat dihindari pelaksanaan kegiatan yang tidak diperlukan.
  • Keluaran yang dihasilkan dapat lebih optimal serta dapat diukur secara lebih cepat dan objektif.
  • Umpan balik dapat diperoleh pada setiap tahap pelaksanaan program.

Pendekatan sistem pada masa yang akan datang adalah kegiatan yang dilakukan untuk melakukan pemecahan masalah secara analisis sistem untuk keberhasilan suatu organisasi di masa yang akan datang.

  1. Meramalkan Masa yang Akan Datang

 

Tujuan meramalkan masa yang akan datang adalah dapat memprediksi segala sesuatu yang akan terjadi pada masa yang akan datang dalam organisasi.

Pendekatan sistem menyediakan sesuatu kerangka untuk menganalisis tugas manajemen pada organisasi yang kompleks, yang akan membantu pencapaian efektifitas dan efesiensi dalam organisasi, seperti sistem perindustrian, sistem produksi, manajemen program sistem pemerosesan data. Tidak akan ada revolusi yang drastis dalam fungsi manajemen organisasi. Pendekatan system sebaiknya akan beradaptasi dengan organisasi dan akan terus berada dalam proses perubahan.

Banyak contoh yang telah dikutip dalam tulisan ini yang menunjukan bahwa aplikasi pendekatan sistem bersifat elementer (belum sempurna), dan ini terjadi dimana manajer telah mulai menggunakan pendekatan sistem. Sebagai contoh sejarah aplikasi pendekatan sistem pada dua decade ini, dimana konsep ini lebih ditekankan. Kita semakin menyadari bahwa menungkatnya jumlah aplikasi bebrapa tipe organisasi pada beberapa tahun yang lalu, dan dimasa mendatang lebih banyaj kemungkinan adnya aplikasi-apllikasi yang lebih baik. Pendekatan sistem masih baru, akan tetapi pendekatan sistem benar-benar memberikan satu kerangka koseptual dasar untuk organisasi dan manajemen dimasa yang akan datang.

  1. Peninjauan Ulang Terhadap Pendekatan Sistem

Analisis sistem adalah suatu metode atau teknik yang digunakan dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan, analisi sistem meliputi:

  1. Kesadaran akan adanya suatu masalah
  2. Identifikasi berbagai alternatif
  3. Analisis dan sintesis dari berbagai faktor
  4. Penentuan suatu cara pemecahan masalah yang optimal, atau sekurang-kurangnya lebih baik
  5. Program kegiatan

Analisis  sistem biasanya diarahkan kepada masalah-masalah operasional organisasi dengan suatu pandangan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan penggunaan sumber daya secara efisien.

Analisis sistem akan menemukan semakin banyak aplikasi dalam memcahkan masalah teknologi, ekonoomi dan sosial yang dihadapi oleh manusia. Misalnya teknik-teknik analisis sistem akan digunakan secara intensif dalam menyelidiki hubungan-hubungan ekologi dan lingkungan dalam menghadapi tantangan-tantangan evolusi air dan udara, maka untuk melihat secara utuh dapat digunakan teknik-teknik analisis sistem.

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam suatu analisa sistem yang baik adalah :

  1. Tentukan input dan output dasar dari sistem.
  2. Tentukan proses yang dilakukan di tiap-tiap tahap.
  3. Rancang perbaikan sistem dan lakukan pengujian dengan :

– Fersibility : cari yang memungkinkan

– Viability : kelangsungan

– Cost : cari yang harganya murah/terjangkau

– Effectiveness : dengan input yang sedikit, output besar.

  1. Buat rencana kerja dan penunjukkan tenaga.
  2. Implementasikan dan penilaian terhadap sistem yang baru.

     3. Aplikasi sistem pada Organisasi

Masyarakat tidaklah statis, akan tetapi selalu berubah dan menyesuaikan diri pada lingkungannya sesuai dengan perkembangan zaman. Salah satu hal yang terpenting dan berarti dari perkembangan ini adalah munculnya beraneka ragam organisasi dengan skala besar tempat bergantungnya masyarakat.

Penekanan pada aplikasi pendekatan sistem terhadap jenis organisasi mengenai konsep-konsep desain sistem dan teknik-teknik analisis sistem adalah cocok untuk semua organisasi.

Pendekatan sistem menyediakan cara terbaik untuk menghadapi masalah organisasi dan manajerial yang kompleks. Pendekatan sistem tidak membatasi kita untuk berfikir tentang organisasi sebagai struktur yang benar-benar bersifat mekanistis dan birokratis, akan tetapi kita dapat menanggapinya sebagai sistem pemecahan masalah yang bersifat terbuka. Dalam hal ini pendekatan sistem terbuka dan memberikan untuk proses adaptasi. Penekanan pada aplikasi pendekatan sistem terhadap berbagai jenis organisasi mengenai konsep-konsep desain sistem dan teknik-teknik analisis sistem adalah cocok untuk semua organisasi.

Aplikasi pendekatan sistem terhadap masalah organisasi yang akan datang tidaklah simple, Sayles dan Margaret, (1971) menganjurkan bahwa masalah yang dihadapi oleh NASA pada program sosioteknik lainnya

Menurut Eryatno dan Ma’arif (1989), ada tiga macam kondisi yang menjadi prasyarat agar supaya aplikasi pendekatan sistem dapat memberikan hasil yang memuaskan adalah:

  • Sasaran sistem didefinisikan secara jelas dan dapat dikenali, meskipun kadang-kala tidak dapat dikuantifikasikan.
  • Proses pengambilan keputusan dalam sistem riil dilakukan dengan cara sentralisasi yang logis
  • Skala perencanaannya jangka panjang.
  1. Pendekatan Sistem dalam Hubungan dengan Organisasi

Hubungan adalah suatu perekat yang menghubungkan berbagai objek secara bersamasama. Dalam sistem yang kompleks dimana parameter atau objek merupakan subsistem, hubungan ini adalah perekat yang menghubungkan berbagai sub-sistem tersebut secara bersama. Walaupun setiap hubungan adalah unik atau tergantung pada suatu kumpulan objek tertentu, jenis hubungan ini masih banyak ditemukan didunia empiris. Misalnya suatu hubungan dimana suatu sub-sistem tidak dapat berfungsi secara mandiri, artinya tergantung pada sub-sistem lain (tidak ada penjualan-tidak ada produksi). Hubungan yang lain adalah hubungan yang sinergy dimana semua subsistem yang tidak terikat dioperasikan bersama untuk menghasilkan total output yang lebih besar dibandingkan jika sub-sistem tersebut beroperasi secara sendiri-sendiri.

Organisasi adalah sebuah unit sosial yang dikoordinasi secara sadar, terdiri atas dua orang atau lebih, dan berfungsi dalam suatu dasar yang relative terus menerus guna mencapai satu atau serangkaian tujuan yang telat ditetapkan bersama

Kita sadari bahwa semua organisasi formal tertanam suatu lingkungan organisasi yang baik, juga dalam suatu norma-norma, nilai-nilai, dan kumpulan-kumpulan masyarakat luas yang bersifat kompleks. Gejala dan masalah hubungan antara organisasi merupakan bagian dari kelompok umum dari masalah-masalah. Pada analisis antar organisasi kita memperluas batas-batas sistem yang melibihi batas-batas sistem individu dalam organisasi, karena masyarakat kita jauh lebih kompleks dan saling berhubungan dengan satu dengan yang lain.

Pendekatan sistem dapat digunakan untuk mengahadapi masalah-masalah sosial dan ekonomi. Setiap orgnaisasi akan menugaskan personilnya untuk ikut serta bersama-sama dengan rekan nya dari organisasi lain pada suatu program khusus dan ini dapat dilakukan dengan komunikasi informal seperti penyusunan panitia ad hoc pada masa yang akan datang.

Kemajuan dalam bidang teknolgi informasi dapat dikembangkan melalui teknologi elektronik, dan ini akan membantu dalam memperbaiki sistem informasi yang melebihi batas-batas sistem. Secara tradisonal perhatian ditujukan pada pengembangan komunikasi internal, sedangkan untuk masa yang akan datang pengembangan sistem komunikasi dan informasi akan ditekan kan pada pengembangan sistem informasi yang menggunakan sistem.

  1. Pendekatan Sistem dan Hubungannya dengan Lingkungan

Setiap sistem memiliki sesuatu internal dan sesuatu ekstemal pada dirinya. Lingkungan dari suatu sistem bukan hanya termasuk sesuatu yang berada diluar pengawasan sistem tetapi juga sesuatu dimana dalam waktu yang sama juga menentukan dalam berbagai cara kinerja sistem. Karena lingkungan berada diluar sistem, sistem harus dapat melakukan pengawasan langsung terhadap perilakunya. Oleh karena itu, lingkungan dapat dipertimbangkan untuk tetap atau berada pada posisi tertentu agar dapat dihubungkan terhadap masalah sistem. Di Samping berada diluar, sistem juga harus mengungkapkan pertimbangan dan pengaruh besar terhadapnya. Sebaliknya, segala sesuatu dalam hal eksternal universal terhadap sistem harus merupakan lingkungan sistem yang harus diprogramkan ke dalam kerangka kerja pemecahan masalah sistem. Ada dua bentuk yang harus ditunjukkan secara bersama-sama yaitu: lingkungan musti diatas pengawasan sistem dan musti mengungkapkan determinan penentu terhadap kinerja sistem.

Pendekatan sistem memberikan suatu model untuk memikirkan hubungan-hubungan dalam organisasi. Semua organisasi memperoleh input, mentransformasikan dengan suatu cara dan mengembalikan dalam bentuk output pada lingkungan.

Pada dekade yang lalu, perhatian telah bertambah terhadap hubungan-hubungandi antara manusia, organisasi, dan lingkungannya. Studi-studi perluasanterhadap sistem, perhatian terhadap lingkungan, pertanyaan-pertanyaan yang muncul pada pengaruh –pengaruh teknologi dan pengembangan pada bidang ilmu pengetahuan dan administrasi lingkungan merupakan sebagian indikasi dari perhatian sistem.

Pendekatan sistem yang terbuka memberikan suatu model yang lebih cocok untuk melihat hubungan lingkungan dengan organisasi, akan tetapi penerapan pendekatan ini terhadap banyak masalah sosial, teknologidan lingkungan tidaklah mudah.

DeGreene, (1971) mengemukakan beberapa tahap yang dapat diikuti dalam pendekatan sistem melihat hubungannta dengan lingkungan sosial, antaranya adalah sebagai berikut:

  • Mengenali masalah-masalah yang dpaat dipecahkan dengan pendekatan sistem.
  • Menentukan sub-sistem, hubungan timbale nalik dan mendapatkan informasi mengenai input, output,misi, hambatan dan lain-lain.
  • Menentukan program-program khusus, misalnya pengumpulan informasi, pembuatan model dan yang diarahkan pada pemahaman yang lebih baik.
  1. Peranan Manajer

Manager adalah setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber daya – sumber dayalainnya dalam organisasi. Manajer harus dapat menangani perubahan yang dinamis dan melakukan oodinasi pada sistem secara keseluruhan. Sistem manajemen memerlukan pegawai yang lebih terdidik dan pemasukan sejumlah spesialis yang berorientasi ke arah pencapaian untuk kerja organisasi.

Seorang individu yang dapat menyelesaikan hal-hal yang dilakukan ialah Manajer. Hal ini diperlukan untuk membedakan antara tugas dan fungsi. Sementara manajer dapat melakukan tugas seperti akuntansi, penjualan, produksi, pembelian, dll Kegiatan ini disebut sebagai tugas dan bukan sebagai fungsi. Kegiatan yang dilakukan melalui fungsi manajerial perencanaan, pengorganisasian, staffing, memimpin dan mengendalikan koordinasi

Sebagai akibat dari pendekatan sistem adalah munculnya perubahan-perubahan yang dramatis, mungkin saja terjadi pada peranan manajer dan yang terpenting adalah perubahan dalam acara manajer untuk memvisualisasikan fungsinya. Manajer harus dapat menangani perubahan yang dinamis dan melakukan koordinasi pada sitem secara keseluruhan.

Peran manager lainnya :

  1. Peran antarpersonal
    • Pemuka simbolis : terkait dengan tugas tugas seremonial yang bersifat simbolis. Contoh : rektor memberikan ijazah sarjana pada acara wisuda.
    • Pemimpin : mencakup perekrutan, pelatihan, pemberian motivasi, dan pendisiplinan karyawan.
    • Perantara (penghubung) : berhubungan dengan pihak luar, seperti klien, partner, pemerintah dll.
  2. Peran informasional
    • Penerus informasi : menyebarkan informasi berupa keputusan baru kepada bawahan.
    • Perwakilan : manager sebagai wakil organisasi memberikan pidato, ceramah, ikut seminar dll.
  3. Peran pengambilan keputusan
    • Penyelesai masalah : manajer melakukan tindakan kolektif untuk menyelesaikan masalah.
    • Pengalokasian sumber daya: bertanggung jawab mengatur sumber daya yang ada.
    • Negotiator : manajer mendiskusikan berbagai persoalan dan tawar menawar dengan unit lain.

Pada masa yang akan datang organisasi akan mengarahkan pada sistem manajerial yang fleksibel, banyak dari anggota sistem manajerial yang melaksanakan aktivitas mereka pada berbagai jenis program. Posisi dan fungsi tidak lagi sejelas seperti yang diuraikan pada masa masa lalu, akan tetapi sebaliknya aktivitas mereka akan didiktekan oleh program-program tertentu. Dalam mengoprasikan sub sistem para manajer akan selalu fleksibel dalam menghadapi banyak diperlukan, yang dilihat dari masalah aktivitas organisasi dan dinamika lingkungan

Pendekatan sistem dimasa yang akan datang di pandang sebagai cara berfikir dan memandang permasalahan organisasi sebagai suatu sistem. Sehingga dengan demikian seorang manajer  atau pimpinan melihat permasalahan yang dihadapi lembaga maupun organisasinya secara sistematik. Perilaku pimpinan tersebut akan menghasilkan prosedur yang tepat dan hasil yang diinginkan desuai dengan tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s