Teori Sistem Bab 4 ( Analisis Sistem )

Bab 4

Analisis Sistem

Definisi Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan proses penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diinginkan agar dapat diusulkan perbaikannya (Jogianto, 2005).

Analisis sistem adalah suatu metode atau teknik yang digunakan dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan. Analisis sistem ini meliputi kesadaran akan adanya suatu masalah, identifikasi berbagai alternative, analisis dan sintesis dari berbagai factor, penentuan suatu cara pemecahan masalah yang optimal atau sekurang-kurangnya lebih baik dan program kegiatan.

Tahapan Analisis Sistem

Tahap analisis sistem merupakan prosedur yang penting karena kesalahan atau kelemahan sistem akan menyebabkan kesalahan ditahap selanjutnya. Dengan demikian merencanakan suatu sistem yang baru diharapkan akan dapat memfungsikan sistem sebelumnya.

Langkah-langkah dalam analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang lingkup tugasnya. Pada analisis sistem, ruang lingkup tugasnya adalah lebih terinci. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem sebagai berikut ini :

  1. Identify
    1. Yaitu mengidentifikasikan masalah.
    2. Mengindentifikasikan penyebab masalah
    3. Mengidentifikasikan titik keputusan
    4. Mengidentifikasikan personil-personil kunci
  2. Understand
    1. Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
    2. Menentukan jenis penelitian
    3. Merencanakan jadual penelitian
    4. Mengatur jadual wawancara
    5. Mengatur jadual observasi
    6. Mengatur jadual pengambilan sampel
    7. Membuat penugasan penelitian
    8. Membuat agenda wawancara
    9. Mengumpulkan hasil penelitian

    3. Analyze

    1. Yaitu Menganalis Sistem.
    2. Menganalisis kelemahan Sistem
    3. Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen

4. Report

  1. Yaitu membuat laporan hasil analisis Tujuan.
  2. Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
  3. Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
  4. Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
  5. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.

Analisis sistem dilaksanakan dengan maksud untuk meneliti terhadap sistem yang ada dan mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan informasi. Sehingga, apabila terdapat kelemahan-kelemahan pada sistem tersebut dapat diusulkan perbaikannnya. Analisis sistem biasanya diarahkan kepada masalah-masalah operasional organisasi dengan suatu pandangan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan pengunaan sumber daya secara efisien.

Analisis sistem berbeda dengan pendekatan sistem. Dalam pendekatan sistem proses berhubungan dengan pengunaan logika sistem dalam menjelaskan fenomena. Hasil dari pendekatan sistem adalah ‘deskripsi’ atau sesuatu yang diteliti atau investigasi.Sedangkan dalam analisis sistem hasilnya adalah ‘prediksi’. Hal terpenting lainnya dari metode ilmiah adalah ‘verifikasi’. Suatu pernyataan hanya dapat dikatakan sebagai kebenaran ilmiah setelah diverifikasi atau diuji kembali. Dengan kata lain kebenaran ilmiah sinonim dengan kebenaran yang diuji. Hasil prediksi dari analisa sistem berdasarkan pendekatan analisa matematik dan logika dalam matematika.

 

  1. Analisis Misi
  • Pengertian Misi

Analisis Misi menghasilkan tujuan dan kebutuhan yang dapat diukur pencapaian hasil sistem. Ini memerlukan spesifikasi hasil yang berhubungan langsung dengan kebutuhan. Misi yang objektif dalam pembuatan keputusan berhubungan dengan spesifikasi yang di sediakan dalam sistem perencanaan.

Selama ini kita mengetahui prosedur rancangan sistem pendidikan dimulai darimana perencanaan itu diawali, kemana perencanaan itu diarahkan. Kemudian bagian berikutnya dari analisa misi adalah penyampaian rencana (wajah misi) dengan memperlihatkan atau menampilkan kegiatan dan program dari hal-hal yang terkecil dalam rangka memecahkan masalah.

Usaha-usaha yang mungkin untuk menyiapkan materi pengajaran dengan menggunakan pendekatan sistem. Semua fungsi dapat berfungsi dengan fungsi yang lainnya. Dalam melakukan perencanaan pendidikan, seorang perencana harus secara konsisten mengembangkannya berdasarkan data analisis yang telah diperoleh, dan perencana harus yakin bahwa data yang diperoleh harus lengkap, benar, teliti, dan up to date. Hal ini sangat penting bagi suatu  Analisis Sistem.

Secara sederhana, misi dapat dipandang sebagai suatu rumusan tugas, kewajiban dan wewenang organisasi dalam rangka pengembangan sumberdaya manusia dan pengembangan bidang.

2. Analisis Fungsi

Analisis fungsi merupakan proses pemecahan sesuatu kedalam beberapa bagian komponen untuk diidentifikasi dan mengetahui kontribusi masing-masing komponen dalam mencapai suatu tujuan.(Kaufman, 1998). Dalam menyelenggarakan analisis fungsi perencanaannya tidak terlepas dari analisis kebutuhan dan analisis misi. Seseorang perencana harus memulai dan melakukan identifikasi tentang apa produk yang diinginkan dalam profil misi kebutuhan dari sub fungsi untuk menjelaskan setiap elemen pada wajah misi, dan apa yang harus diselesaikan dalam profil tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang diinginkan.

  • Identifikasi Analisis Fungsi

Dalam pelaksanaannya analisis fungsi dapat diidentifikasi:

  1. Apa yang harus dikerjakan?
  2. Dalam urutan apakah kita melaksanakannya?
  3. Terdiri dari komponen manakah setiap higher level function?
  4. Apakah ada hubungan antara fungsi yang satu dengan fungsi yang lain?

Salah satu hasil kritis dalam analisis fungsi ialah bahwa kita membahas diri dari kekeliruan-kekeliruan pada masa yang lalu dan memperoleh cara-cara baru dan lebih baik untuk melaksanakan sesuatu. Untuk lebih memahami analisis fungsi ini, sebagai contoh dalam kegiatan pembelajaran disekolah setelah sasaran ditentukan, proses analisis fungsi dilakukan setelah identifikasi fungsi-fungsi yang diperlukan untuk mencapai sasaran tersebut. Langkah ini harus dilakukan sebagai persiapan dalam melakukan analisis fungsi. Fungsi-fungsi yang dimaksud misalnya untuk meningkatkan nilai rata-rata kelulusan siswa adalah fungsi proses belajar mengajar dan pendukung PMB seperti ketenagaan, siswa, kurikulum, sarana-prasarana serta hubungan sekolah dan masyaratat dan lain-lain. Penentuan fungsi-fungsi ini dilakukan  dalam profil misi.
Setelah fungsi-fungsi  yang diperlukan sudah diidentifikasi maka langkah-langkah berikutnya dalah melakukan analisis fungsi. Menentukan tingkat kesiapan masing-masing fungsi beserta faktor-faktornya. Dalam melakukan analisis terhadap fungsi beserta faktor-faktornya berlaku ketentuan bahwa untuk tingkat kesiapan yang memadai sasaran dinyatakan sebagai kekuatan faktor internal atau peluang bagi faktor intenal. Sedangkan, tingkat kesiapan yang kurang memadai artinya tidak memenuhi kriteria kesipan minimal, dinyatakan sebagai kelemahan bagai faktor internal atau ancaman bagi faktor eksternal.
Kelemahan atau ancaman yang dinyatakan pada faktor internal dan eksternal yang memiliki tingkat kesiapan kurang memadai disebut masalah. Selama masih ada fungsi yang tidak siap atau masih ada masalah, maka sasaran yang telah ditetapkan diduga tidak akan tercapai, perlu dilakukan tindakan untuk mengubah fungsi yang tidak siap menjadi siap. Tindakan-tindakan yang dimaksud disebut langkah-langkah pemecahan masalah, yang pada hakekatnya merupakan tindakan mengatasi kelemahan atau ancaman agar menjadi kekuatan atau peluang.

3. Analisis Tugas

Analisis tugas adalah akhir dari analisis yang akan dilakukan. Dalam analisa sistem ini berbeda dari analisis misi dan analisis fungsi hanya dapat dilakukan pada posisi yang sederajat dan tidak jenis. Adapun bentuk dari analisis tugas dari sistem perencanaan pendidikan adalah dimulai dari kegiatan mengidentifikasi dan menentukan kebutuhan, menentukan masalah, menentukan langkah pemecahan, menentukan strategi dan menyeleksi serta memilih alternatif untuk memecahkan masalah.

  • Contoh analisis tugas dalam sistem pembelajaran :

Pendekatan analisis tugas adalah melakukan kajian terhadap jenis-jenis atau tipe-tipe belajar dan tugas-tugas yang dipersyaratkan. Melalui analisis tugas, dapat diperoleh petunjuk mengenai apa yang harus dipelajari peserta didik dan bagaimana peserta didik mempelajarinya. Dengan demikian pendidik dapat menentukan apa yang harus diajarkan dan bagaimana ia mengajarkannya.
Tujuan dari analisis tugas dalam pendidikan adalah untuk mempersiapkan peserta didik agar kedepannya menjadi manusia mandiri dan produktif. Pendidikan lebih menekankan kepada pertumbuhan dan perkembangan individu sebagai pribadi. Prinsip-prinsip dalam latihan tersebut dapat digunakan untuk keperluan praktek pendidikan.
Pada teori analisis tugas ini, pendidik mengadakan analisis tugas secara sistematik mengenai tugas-tugas yang harus dilakukan peserta didik di dalam latihan atau situasi pendidikan. Dari latihan inilah pendidik akan tau sejauh mana peserta didik mengerti dan memahami dari materi yang telah diajarkan oleh pendidik. Dan tau langkah apa yang harus dilakukan setelah mengetahui hasil tersebut. Penyusunan tugas-tugas tersebut disusun secara hierarkis atau parallel tergantung dari urutan tugas-tugas dalam usaha mencapai tujuan akhir maupun tujuan tambahan. Oleh karenanya kita sebagai pendidik harus pandai memutar otak untuk mencari bagaimana cara agar tugas-tugas dalam usaha mencapai tujuan akhir dan tujuan tambahan tersebut dapat tercapai dengan baik. Yang harus dilakukan agar tujuan tersebut dapat tercapai diantaranya yaitu perhatian, motivasi, dan tingkat perkembangan. Suatu pembelajaran akan menjadi efektif apabila peserta didik memperlihatkan stimulus dengan baik. Motivasi diperlukan agar peserta didik terdorong untuk memberikan respon terhadap stimulus Sedangkan motivasi itu sendiri sangat dipengaruhi oleh jenis dan tingkat aspirasi yang dimiliki. Selain perhatian dan motivasi, pembelajaran juga harus memperhatikan sifat-sifat psikis dan sifat yang menentukan perbuatan peserta didik sesuai dengan tahap perkembangannnya.

4. Analisis Metode

Analisis metode diperlukan setelah analisis misi, anlisis fungsi dan analisis tugas yang lengkap atau dapat dilaksanakan secara parallel dengan masing-masingnya, sebagai analisis kemajuan dari kebutuhan tambahan. Dengan menggunakan analisis metoda setiap fungsi akan terjabar dan terurai. Analisa metode mengindentifikasikan strategi yang memungkinkan dan alat-alat untuk mencapai setiap keperluan penampilan dan akan mendapatkan keuntungan tambahan dari setiap seleksi terakhir dalam langkah pendekatan sistem berikutnya. Analisis sistem menentukan apa yang akan dilakukan dari penyelesaian masalah. Alat untuk menganalisis dan sintesa sangat dibutuhkan dalam rancangan sistem. Analisis metoda dapat diselesaikan setelah melengkapi tugas, fungsi, dan syarat analisis dipraktekkan dengan setiap langkah sistem analisis. Metode seleksi dan pemilihan alternatif dapat dilakukan dengan mengindentifikasikan fungsi secara bervariasi dan tugas yang ditetapkan untuk orang, perlengkapan, orang dan perlengkapan yang dikombinasikan.

  1. Ruang Lingkup Analisis Sistem

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam analisis misi sebagian besar ditujukan untuk menjawab pertanyaan apakah yang perlu dimasukkan ke dalam sistem baru?

Dalam kebanyakan kasus pertanyaan demikian dapat dirumuskan pula sebagai berikut; hal-hal apakah lagi yang perlu dimasukkan ke dalam sistem yang berlaku?.

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan umum demikian ahli analisis sistem harus mengajukan banyak pertanyaan secara khusus, misalnya “informasi macam apakah yang diperlukan? Oleh siapa? kapankah? Dimanakah? Dalam bentuk apakah? Bagaimanakah? bagaimana hal tersebut dapat dikumpulkan? Dan sebagainya.

Sebuah kreterium penting, yang sangat mempengaruhi ruang lingkup analisis sistem adalah filsafat sistem yang digunakan dan dianut oleh organisasi yang bersangkutan. Ada beberapa filosofis yang mesti dihayati dalam menggunakan berpikir sistem, di antaranya adalah sebagai berikut:

  1. Dasar pemikiran dari berpikir sistem adalah logika sistem. Selama ia tidak bertentangan dengan kaidah ilmiah, maka tidak ada alasan untuk menolak kehadirannya dalam panggung ilmu pengetahuan. Berpikir sistem bersifat meta-theori, atau suatu logika apriori, akan divalidasi secara empirik sebelum diterima sebagai suatu kebenaran ilmiah.
  2. Penggunaan konsep sistem akan terbukti berguna jika digabungkan dengan usaha-usaha untuk investigasi.
  3. Mendukung sepenuh hati pendapat dari Philip dan Mosher, bahwa berpikir sistem tidak mempunyai sejarah yang jelas. Sehingga keberadaan berpikir sistem merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sejarah ilmu pengetahuan secara umum.
  4. Sebagian orang tidak setuju bahwa berpikir sistem yang gagal disebut sebagai teori ilmiah karena gagal mendefinisikan secara tegas apa itu sistem. Karena sistem menurut aliran berpikir sistem didefinisikan secara berbeda dengan teori ilmu pengetahuan khususnya. Dan pada dasarnya, suatu sistem didefinisikan atas dasar kebutuhan untuk menganalisa, membangun mode, untuk memecahkan masalah dan sebagainya.
  5. Pendekatan sistem tidak efisien. Karena cara terbaik untuk mengetahui masalah adalah langsung ketitik masalah. Kecaman ini dapat dikembalikan pada sifat dari masalah.Jika masalahnya adalah parsial dan sederhana, maka berpikir sistem tidak efisien. Tetapi jika masalahnya adalah kompleks dan saling berhubungan, maka pengunaan berpikir sistem sangat dimungkinkan.
  6. Doktrin dari berpikir sistem didasarkan pada latar belakang ilmiah yang mantap, dan bukan berdasarkan pendapat tahayul-metafisika. Dengan demikian maka batasan ontologi, epistemologi dan axiologi dari berpikir sistem akan dapat dipertahankan oleh masyarakat ilmiah.

Dalam melakukan analisis sistem diperlukan bermacam-macam informasi yang berasal dari bagian yang ada dalam organisasi. Menurut Winardi (1988) ada empat macam cara pendekatan yang digunakan untuk mengembangkan sistem informasi, di antaranya adalah sebagai berikut:

  1. Pendekatan hirarkis dengan prosesing data yang bersifat sentralisasi.
  2. Pendekatan hirarkis dengan prosesing data yang bersifat dsentralisasi.
  3. Pendekatan sistem dengan suatu sistem informasi yang terintgrasi.
  4. Pendekatan sistem dengan sebuah sistem informasi yang didistrubisi.

Para analis dalam rangka usahanya mengembangkan sistem informasi hendaklah selalu menghubungkan dengan pengumpulan data dan pelaporan dengan kontrol semua bagian-bagian dalam sebuah organisasi.

Disamping itu ruang lingkup dari analisis sistem dapat berbeda dipandang dari sudut jangka waktu, kompleksitas dan biaya untuk melaksanakannya. Maka oleh karenanya ruang lingkup dari analisis sistem harus ditetapkan secara jelas pada waktu-waktu tertentu guna menghadapi faktor-faktor pembatasan-pembatasan biaya dan waktu.

Untuk menganalisis sistem diperlukan proposal atau usulan analisis sistem yang dikenal dengan (proposal to conduct system analysis). Adapun usulan tersebut terdiri dari beberapa hal, di antaranya; pertama, merupakan suatu titik tolak berdasarkan apa pihak memohon jasa dan apakah ahli sistem yang bersangkutan mengerti apa yang diinginkan daripadanya. Kedua, memberikan kepada pimpinan ahli analisis sistem tersebut suatu kesempatan untuk mengevaluasi pendekatan tersebut dan jumlah sumber daya yang digunakan selama mengadakan anlisis sistem. Usulan tersebut memberikan suatu pengertian yang mendalam dan refrensi pada waktu pelaksanaan analisis laporan. Adapun isi usulan tersebut meliputi aspek-aspek sebagai berikut:

  1. Suatu definisi yang jelas tetapi singkat tentang alasan mengapa analisis tersebut dilaksanakan atau dilakukan.
  2. Sebuah definisi tentang scope analisa yang bersangkutan.
  3. Suatu identifikasi tentang fakta yang sangat besar kemungkinan akan dikumpulkan selama analisis tersebut.
  4. Mengindentifikasi sumber-sumber potensial untuk mencari fakta-fakta.
  5. Pernyataan tentang sasaran dan hambatan-hambatan yang mungkin ditemui oleh para analis.
  6. Proyeksi tentang masalah-masalah potensial yang mungkin timbul pada waktu pelaksanaan analisis.
  7. Sebuah jadwal tentatif untuk melakukan analisis sistem.

Para analisis sistem jarang sekali mengembangkan suatu sistem informasi dari titik nol. Pada kenyataannya dalam suatu organisasi akan ada sistem atau sub sistem yang memberikan sumbangan pada sistem yang baru dirancang. Jadi dapat dikatakan bahwa seorang analis dalam merancang sistem yang baru akan banyak menggunakan sistem yang lama. Banyak pendapat para ahli yang mengatakan bahwa dalam membuat sistem yang baru diperlukan penganalisisan sistem yang lama, dan cara ini sangat menguntungkan dari segi waktu, dana dan tenaga. Adapun keuntungan dalam menganalisis sistem yang lama, menurut Winardi (1988) adalah sebagai berikut :

  1. Efektifitas dari sistem yang berlaku

Apabila sistem lama dipelajari maka kita akan memperoleh kesempatan untuk menilai apakah sistem tersebut memuaskan, perlu diperbaiki sebagaian, perlu diperbaiki secara menyeluruh atau perlu diganti dengan sistem lain.

  1. Ide-Ide untuk mendesain

Tindakan untuk menganalisis sistem lama merupakan sumber ide untuk mendesain sistem yang baru. Ide-ide tersebut meliputi apa yang sekarang sedang dilakukan maupun kebutuhan-kebutuhan adisional. Para ahli analisis akan mendapatkan gambaran tentang bagaimana sistem informasi yang ada dapat membantu dalam pembuatan keputusan.

  1. Pengenalan sumber

Pada waktu ahli analisis sistem mempelajari sistem yang ada, maka ia dapat mengidentifikasi sumber-sumber yang tersedia bagi sistem baru. Sumber-sumber tersebut dapat berupa bakat manajemen, bakat administratif dan peralatan yang dimiliki.

  1. Mengkonversi pengetahuan

Dalam rangka usaha mengidentifikasi syarat-syarat konversi, maka para analis harus mengetahui aktivitas-aktivitas apa yang telah dilaksanakan. Mempelajari sistem yang berlaku memberikan keterangan kepada ahli analisis sistem tentang apa yang telah terjadi pada masa yang lalu.

  1. Titik Tolak Umum

Pada waktu kita mengkomunikasikan dengan pihak manajemen, maka para ahli analisis sistem berfungsi sebagai penggerak perubahan. Tidaklah mengherankan apabila kita kerap kali akan menghadapi tantangan terhadap teknik-teknik baru, ide-ide dan metode-metode baru, kekurangan pengertian tentang konsep baru, penangguhan keputusan, kurangnya komitmen. Guna meminimalkan reaksi yang demikian perlu dipertautkan ide-ide baru dengan ide-ide yang lama sebagai titik tolak dalam perancangan sistem yang baru.

Selanjutnya Winardi menyatakan bahwa hasil akhir dari analisis sistem dapat berupa alternatif-alternatif sebagai berikut:

  1. Hentikan pekerjaan

Pada tahap ini pekerjaan tidak dilanjutkan karena tidak adanya pertimbangan-pertimbangan tertentu yang terjadinya suatu perubahan tertentu pada pihak manajemen, yaitu terdapatnya TEOS (technical feasibility, economical feasibility, operational feasibility and schedule feasibility). Oleh sebab itu perlu diarahkan analisis sistem pada proyek-proyek yang lain

  1. Situasi dimana pekerjaan dihentikan

Situasi demikian sering terjadi dan adapun hal-hal yang menyebabkannya adalah kekurangan dana atau sikap konservatif dari pihak manajemen. Disamping itu adanya kemungkinan bahwa biaya yang diajukan pada waktu sekarang tidak dapat diterima, mungkin pada waktu yang akan datang dapat dilaksanakan.

  1. Modifikasi

Pihak manajer memutuskan kadangkala aspek-aspek tertentu perlu diubah dan dikombinasikan dengan sistem atau sistem yang lain sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi.

  1. Pekerjaan dilanjutkan secara bertahap

Aspek ini berarti pekerjaan analisis sistem akan berlangsung sebagaimana yang telah diusulkan sebelumnya, akan tetapi proposal terakhir harus diimplementasikan dan disyahkan sesuai dengan kemungkinan-kemungkinan pada TEOS.

 

  1. Pekerjaan boleh dilanjutkan tanpa syarat.

Banyak usulan atau proposal sistem atau sub sistem dibenarkan oleh pihak manajemen, terutama tentang biaya-biaya yang dikeluarkan akan melampaui keuntungan yang dapat diukur.

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s