Teori Sistem Bab 5 ( Sistem Desain Kerja )

Bab 5

Sistem Desain Kerja

  1. Desain Pekerjaan

Konsep desain kerja (job design) dan mendesain kembali pekerjaan (job redesign) berhubungan langsung terhadap kehidupan kerja para pegawai. Certo mengemukakan bahwa sepertiga dari pekerjaan pimpinan dapat digunakan untuk memotivasi para pegawainya dalam hubungannya untuk mendesain pekerjaan.

Robins mengemukakan bahwa desain kerja (job design) merupakan istilah yang menunjukkan bagaimana tugas-tugas dikombinasikan untuk membentuk pekerjaan yang lengkap.

Schemerhorn mempertegas bahwa desain pekerjaan (job design) merupakan pengalokasian daftar pekerjaan untuk individu dan kelompok.

Sedangkan Scarborough mengemukakan bahwa desain pekerjaan dapat didefinisikan sebagai isi, fungsi dan hubungan-hubungan dari pekerjaan yang diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi dan untuk kepuasan pegawai dalam melakukan pekerjaan.

Dari beberapa definisi yang telah dikemukakan para ahli dapat disimpulkan bahwa konsep desain kerja (job design) merupakan rincian tugas dan pelaksanaan tugas untuk individu maupun kelompok yang mana dapat mengantarkan organisasi dalam mencapai tujuan.

Desain kerja sangat penting dan bermanfaat untuk mencapai efektifitas dan efesiensi kerja. Adapun pentingnya desain kerja tersebut bagi para pegawai dilata belakangi oleh beberapa alasan, diantaranya adalah sebagai berikut:

  1. Semangat kerja dalam spesialisasi yakni: tingginya produktifitas dari para pekerja yang tidak mempunyai keterampilan memerlukan waktu yang tidak banyak dalam latihan, mudah untuk mengganti dan pimpinan dalam pelaksanaan pekerjaan.
  2. Dilihat dari motivasi dan semangat kerja terdiri dari: tingginya produktivitas dan tantangan pekerjaan berkurangnya ketidak hadiran, kurangnya pergantian, tingginya kualitas produksi, banyaknya pegawai yang memberikan ide-ide dan gagasan serta saran-saran dan tingginya kepuasan kerja dari pada pegawai.

Desain pekerjaan merupakan faktor penting dalam manajemen terutama manajemen operasi karena selain berhubungan dengan produktifitas juga menyangkut tenaga kerja yang akan melaksanakan kegiatan perusahaan (Sulipan, 2000). Desain pekerjaan mutlak dimiliki oleh setiap perusahaan karena dalam desain pekerjaan yang dilakukan adalah merakit sejumlah tugas menjadi sebuah pekerjaan agar pekerjaan yang dilakukan menjadi terarah dan jelas. Menurut (Sunarto, 2005) desain pekerjaan memiliki tujuan agar :

  1. Efisiensi operasional, produktifitas dan kualitas pelayanan menjadi optimal
  2. Fleksibilitas dan kemampuan melaksanakan proses kerja secara horizontal dan hirarki
  3. Minat, tantangan, dan prestasi menjadi optimal
  4. Tanggung jawab tim ditetapkan sedemikian rupa, sehingga bisa meningkatkan kerja sama dan efektifitas tim
  5. Integrasi kebutuhan individu karyawan dengan kebutuhan organisasi

 

Dalam mendesain pekerjaan dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, faktor ini dapat berasal dari luar organisasi maupun dari dalam organisasi. Flippo melihat faktor-faktor yang dapat mempengaruhi desain pekerjaan tersebut dimulai dari isi masing-masing spesialisasi pekerjaan dan bentuk operasi yang berulang-ulang, pertukaran tekhnologi, kebijaksanaan tenaga kerja, kemampuan para personil, tersedianya kesanggupan pegawai, interaksi masing-masing kepentingan dalam pekerjaan dan system , serta psikologi dan kebutuhan social setiap manusia yang ditemukan dalam bekerja.

Selain mengetahui fakor-fakotr yang dapat mempengaruhi desain pekerjaan, kita juga harus mengetahui langkah apa saja yang dilakukan dalam merancang suatu pekerjaan. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut :

  1. Merancang cara-cara yang terbaik untuk orang-orang secara bergiliran, sesuai dengan tugasnya masing-masing.
  2. Perubahan pekerjaan dalam bentuk pemberian tugas yang berulang-ulang.
  3. Menyusun alat dan perlengkapan dalam usaha-usaha untuk memperkecil kehilangan waktu.
  4. Membangun lingkungan pekerjaan dari hal-hal yang membisingkan, ventilasi yang cukup dan dukungan fasilitas yang memadai dengan tidak mengurangi efektifitas organisasi.
  5. Mendesain alat-alat khusus dari pekerjaan, seperti alat-alat pembawa barang dan mesin lainnya untuk mengurangi tindakan yang tidak diperlukan.
  6. Semua kegiatan sifatnya melelahkan diupayakan untuk menghilangkannya atau segala kegiatan yang tidak ada hubungannya dengan kegiatan yang sedang ditangani dihilangkan.

Dessler (2004) menerangkan bahwa sebuah desain pekerjaan merupakan pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya. Desain pekerjaan mencakup hal-hal berikut ini :

  1. Identitas pekerjaan. Identitas pekerjaan merupakan jabatan pekerjaan yang berisi nama pekerjaan seperti penyelengara operasional dan manajer pemasaran. Handoko (2000) menambahkan bila pekerjaan tidak mempunyai identitas, karyawan tidak akan atau kurang bangga dengan hasil-hasilnya. Ini berarti kontribusi mereka tidak tampak.
  2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pelaku organisasi.
  3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan standar pekerjaan yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas. Pekerjaan-pekerjaan yang memberikan kepada para karyawan wewenang untuk mengambil keputusan-keputusan, berarti menambah tanggung jawab. Hal ini akan cendrung meningkatkan perasaan dipercaya dan dihargai.
  4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
  5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan harus menguraikan bentuk umum pekerjaan dan mencantumkan fungsi-fungsi dan aktifitas utamanya.

 

  1. Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana petugas dipromosikan dan kejabatan mana petugas akan dipromosikan.

2. Mendesain kembali pekerjaan (job redesign)

Robbins melihat mendesain kembali pekerjaan (job redesign) merupakan kegiatan untuk merancang kembali pekerjaan tertentu yang berhubungan dengan perubahan.

Sedangkan schermerhorn menyatakan bahwa mendesain kembali pekerjaan (job redesign) sebagai penyusunan kembali komponen-komponen dari tugas-tugas pada kebutuhan layak serta dalam rangka memperbaiki kemampuan individu.

Dapat disimpulkan bahwa mendesain kembali pekerjaan (job redesign) merupakan kegiatan perancangan ulang pekerjaan seperti tugas dan komponen-komponen yang berhubunagn dengan pekerjaan yang bertujuan untuk peningkatan kualitas maupun produktifitas.

Menurut Simamora (2004:118) teknik-teknik desain pekerjaan dapat dilakukan dengan cara :

1.Simplikasi pekerjaan

Simplikasi pekerjan merupakan suatu teknik desain pekerjaan yang mengarah kepada pekerjaan yang sangat terspesialisasi. Ini berarti pekerjaan disederhanakan atau dipecah-pecah menjadi bagian terkecil, biasanya terdiri dari beberapa operasi. Pekerjaan dapat dilakukan secara bersama-sama sehingga pekerjaan dapat dikerjakan secara lebih cepat. Resiko simplikasi pekerjaan adalah bahwa pekerjaan-pekerjaan bisa menjadi terspesialisasi sehingga menimbulkan kebosanan yang tinggi.

2.Rotasi pekerjaan

Teknik desain pekerjaan dengan memungkinkan adanya rotasi pekerjaan akan membuat seorang pegawai secara sistematis berpindah dari satu posisi ke posisi atau pekerjaan yang lainnya di dalam organisasi. Dengan teknik ini akan membuat pegawai tidak merasa bosan dan banyak bidang pekerjaan yang akan diketahuinya. Namun tingkat produktivitas akan rendah, hal ini disebabkan karena para pegawai yang baru pindah ke pekerjaannya yang baru akan terlebih dahulu menyesuaikan diri dan memahami pekerjaannya.

3.Pemekaran pekerjaan

Pemekaran pekerjaan merupakan suatu teknik desain pekerjaan dengan mengadakan perluasan kerja. Perluasan kerja merupakan kebalikan dari simplikasi pekerjaan. Pekerjaan diperluas sampai pada tingkat dimana bagian-bagian yang berkaitan erat dan saling mendukung diselesaikan oleh seorang pegawai atau bagian. Hal ini sangat mengurangi tingkat kebosanan dan akan meningkatkan kepuasan kerja. Tingkat kebosanan yang turun dan meningkatkan kepuasan kerja disebabkan banyaknya variasi pekerjaan bagi pegawai yang akan menambah arti dan tanggung jawab pekerjaan. Pemekaran pekerjaan bersifat horizontal, maksudnya pemekaran pekerjaan ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan yang sederajat yang masih mempunyai kesamaan fungsi, tugas dan tanggung jawabnya.

4.Pemerkayaan Pekerjaan

Pemerkayaan pekerjaan merupakan penambahan tugas dan tanggung jawab dari para pegawai. Pemerkayaan pekerjaan dirancang untuk mengurangi kebosanan yang sering menjadi masalah dalam pekerjaan yang berulang-ulang. Program ini memberikan lebih banyak otorisasi untuk melaksanakan pekerjaan dan pengambilan keputusan dan meningkatkan tanggung jawab. Pemerkayaan pekerjaan bersifat vertikal, maksudnya pemerkayaan pekerjaan ditujukan kepada pekerjaan- pekerjaan yang berada di atasnya yang masih mempunyai fungsi yang bersamaan.

3. Pendekatan dan Teknik Desain Kerja (job design)

Dalam mendesain pekerjaan (job design) dan mendesain kembali pekerjaan (job redesign) banyak para ahli yang mengemukakan pendapatnya tentang pendekatan yang efektif digunakan. Friederick Taylor mengemukakan beberapa pendekatan yang dapat digunakan oleh para pimpinan untuk mendesain pekerjaan dan mendesain kembali pekerjaan baik berupa tugas-tugas kelompok maupun individu.

Pendekatan tersebut diantaranya adalah:

  1. Setiap pekerjaan diwujudkan dalam bentuk kegiatan yang berlainan yang selalu dimulai dari awal dan selalu diakhiri dengan baik.
  2. Diusahakan bagaimana para pekerja dapat menganalisa penampilan kerja, maupun gerak gerik mereka dalam bekerja.
  3. Memeriksa beberapa alternative atau cara yang efisien untuk  mengerjakan tugas.
  4. Melatih para pekerja untuk dapat melakukan pekerjaan secara efektif dan efisien.

Menurut Hellriegel untuk mendesain pekerjaan (job design) dapat digunakan beberapa pendekatan sebagai berikut :

  1. Pengayaan kerja (job enrichment) dengan membuat pekerjaan menjadi lebih berarti, menarik dan menantang.
  2. Perluasan Kerja (job enlargement) dengan cara menambah tugas-tugas untuk macam-macam pekerjaan.
  3. Seperangkat Tujuan (goal setting) membangun tujuan, umpan balik dan dorongan dalam pelaksanaan pekerjaan.
  4. Teknik kerja (job engineering) pemusatan dan efesiensi kerja dan menganalisis pekerjaan.
  5. Rotasi Kerja (job rotation) membuat pekerjaan menjadi bervariasi.
  6. Pendekatan sosioteknikal (sosiotechnical approach) menentukan tanggung jawab pekerjaan untuk kelompok dan adanya keseimbangan antara aspek teknis dengan aspek sosial.

4. Teknik-teknik Desain Kerja

  1. Rotasi Kerja

Robbins mengemukakan rotasi kerja adalah variasi horisontal atau perpindahan pekerjaan secara horisontal. Perpindahan pekerjaan secara horisontal dapat diterapkan pada hal-hal dasar yang diranccang,yakni dengan program latihan dimana para pegawai memerlukan waktu lebih kurang tiga bulan dalam suatu aktivitas kemudian baru dilanjutkan dengan pekerjaan yang lain.

Menurut stonner dalam rotasi kerja para pegawai dapat dipindah-pindahkan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya. Dengan cara memberikan peluang bagi pegawai untuk mengembangkan pekerjaan yang berbeda-beda, rotasi pekerjaan menawarkan tantangan dan motivasi untuk berprestasi. Dalam hal ini pegawai diberikan kebebasan dan dilepaskan dari jalur kerja yang monoton, rutin, dan terbatas.

  1. Perluasan Kerja (job enlargment)

Stoner menjelaskan bahwa perluasan pekerjaan dapat menanggulangi ketidakpuasan pegawai dalam bekerja, dengan cara meningkatkan bidang pekerjaannya, dimana pekerjaan dikombinasikan sesuai dengan fungsi horizontal dari suatu unit organisasi. Bone mempertegas bahwa “job enlargement is the rearranging of jobs to increase their complexity.

Mitchelt menggambarkan 4 cara yang dapat digunakan untuk perluasan pekerjaan (job enlargement), yaitu:

  1. Pertukaran pegawai
  2. Mengganti tingkat kesulitan, mengulang tugas-tugas yang memberatkan digantikan dengan mesin bila perlu
  3. Memberikan tugas-tugas banyak atau memperbanyak petunjuk untuk melakukan pekerjaan
  4. Penggunaan rotasi kerja
  5. Pengayaan kerja (job enrichment)

3. Pengayaan Kerja

Pengayaan kerja berusaha untuk menghilangkan ketidakpuasan kerja dengan meningkatkan kedalaman pekerjaan. Menurut stoner dalam pengayaan kerja kegiatan-kegiatan kerja dari suatu bidang vertical dari suatu unit organisasi dikombinasikan dalam suatu bentuk pekerjaan ,sehingga pegawai dapat merasakan adanya otonomi pada pelaksanaan pekerjaan yang lebih besar. Tiap pegawai dapat diberikan tanggung jawab untuk mengatur kecepatan kerjanya sendiri, untuk memperbaiki kesalahan sendiri, dapat memutuskan cara terbaik untuk melaksanakan pekerjaan, dan pengambilan keputusan sendiri.

  1. Kelompok Kerja

Kelompok kerja dalam suatu organisasi merupakan bentuk kelompok kerja yang dibentuk untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan dalam organisasi ,sehinngga nantinya dengan kelompok kerja para pegawai dapat melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif sesuai dengn rencana kerja yang telah ditetapkan semula.

Sedangkan Strees mengemukakan bahwa kelompok kerja adalah sekelompok pegawai yang mempunyai tanggung jawab untuk melayani atau menghasilkan hasil, kelompok yang membuat banyak kebutuhan dengan kegiatan produksi.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s